Dokumentowanie kosztów wynagrodzeń oraz składek ZUS

Należy pamiętać, że prawidłowe prowadzenie KPiR wymaga rzetelnych i prawidłowych dowodów księgowych oraz dokumentowanie kosztów. Oczywistym jest fakt, że wynagrodzenia wypłacane przez pracodawcę są kosztem uzyskania przychodu. Niezależnie od tego, czy pracownicy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, czy też umów cywilno- prawnych. W księdze przychodów i rozchodów wydatki te ujmuje się w 12. kolumnie (wynagrodzenia w gotówce i w naturze). Jednak jak wszyscy wiedzą, w wypłacie znajdują się także wydatki na ubezpieczenie i składki ZUS. Czy je także pracodawca może ująć do kosztów uzyskania przychodu? A może powinien je ująć w innej kolumnie KPiR?

Wypłaty i składki pracownika a KPiR

Wypłaty dla pracowników, zarówno tych zatrudnionych na umowę o pracę, jak i tych zatrudnionych na umowy cywilno – prawne podatnik ujmuje w 12. kolumnie KPiR, w kwocie brutto. Co za tym idzie, wpisywane są tam także składki ZUS w części opłacanej przez pracownika oraz zaliczki na podatek dochodowy. Do ich ujęcia nie jest konieczne sporządzanie dowodu wewnętrznego, jednak w praktyce gospodarczej przyjęło się go wystawiać, by dokumentowanie kosztów było prawidłowe.

 

Warto zaznaczyć, że składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych mogą stanowić koszty pod warunkiem, że składki zostaną opłacone:

  • z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony – nie później niż do 15 dnia tego miesiąca,
  • z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne – w terminie wynikającym z odrębnych przepisów.

Jeżeli te daty zostaną uchybione, składki będzie można ująć w kosztach dopiero w momencie zapłaty.

 

Moment w którym podatnicy popełniają najczęściej błąd, to ujęcie składki ZUS za pracownika opłacanej przez pracodawcę. Ten wydatek należy wpisać do kolumny 13. KPiR (pozostałe wydatki). W tej samej kolumnie powinny się znaleźć wydatki związane z opłacaniem składek na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Pracy.

 

Składki podatnika a KPiR

Podatnik odprowadzający składki na własne ubezpieczenia społeczne ma dwa sposoby na ich odliczenie. Może albo odliczyć je podczas wyliczania zaliczki na podatek dochodowy, albo ująć w kosztach podatkowych. Wybór należy do niego. Oczywiście aby to zrobić, składki na ubezpieczenia społeczne muszą być faktycznie odprowadzane. Warto zaznaczyć że składki, które zostaną zaliczone do kosztów, nie mogą być odliczone od dochodu.

Uwaga! Opłacone składki do ZUS na własne ubezpieczenie zdrowotne nie stanowią kosztów podatkowych (art. 23 ust. 1 pkt 58 ustawy o pdof). Co za tym idzie, składek tych nie ujmuje się w KPiR. Można je natomiast odliczyć od podatku dochodowego – w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru.

Zobacz też:

Odpowiedzialność materialna

kalkulator wynagrodzenia netto

Decydując się na ujęcie składek w kosztach, należy wpisać je do 13. kolumny KPiR, razem z datą ich zapłaty. Wybierając jednak drugą opcję – odliczenie od dochodu – tej czynności nie ujmuje w księdze przychodów i rozchodów.

Korzystając z drugiej możliwości, podatnik powinien jednak pamiętać o treści art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. a Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Można w nim przeczytać, że odliczeniu od dochodu podlegają zapłacone w danym roku podatkowym składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe przedsiębiorcy (oraz osób z nim współpracujących).

 

Do osób współpracujących zaliczają się:

  • małżonek,
  • dzieci własne, dzieci małżonka i dzieci przysposobione,
  • rodzice,
  • macocha bądź ojczym,
  • pozostający we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracujący przy prowadzeniu działalności.

Przeczytaj, dlaczego KPiR musi być prowadzona na bieżąco.