Faktura za zakup towarów w KPiR

 Faktura za zakup towarów, kiedy rozliczać?

Rozporządzenie MF z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w § 17 określa, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30 (dotyczy podatników, którzy powierzyli prowadzenie księgi biuru rachunkowemu), niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży.

Czy jest możliwe niezaksięgowanie faktury za zakup towarów w KPiR?

Nie. Zgodnie z przepisami niezaksięgowana faktura za zakup towarów handlowych i materiałów narusza rzetelność księgi.

 

WażneRzetelność KPiR polega na odzwierciedleniu stanu faktycznego zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

Zobacz też:

Systemy czasu pracy

Niewykorzystany urlop

Błędne jest natomiast myślenie, iż niezaewidencjonowanie kosztów zakupu towarów powoduje zaniżenie kosztów uzyskania przychodów, tym samym prowadząc do zawyżenia podstawy opodatkowania i zwiększenia zaliczki na podatek dochodowy za dany okres, a więc takie postępowanie “na korzyść” urzędu skarbowego nie jest błędem.

Wynika to z art. 11 ust. 4 rozporządzenia, który podaje sytuacje, gdy mimo wystąpienia pewnych błędów KPiR można uznać za rzetelną. Jako błąd, który nie wpływa na rzetelność KPiR wymienione jest m.in. zawyżenie podstawy opodatkowania. Nie ma to jednak odniesienia do niewykazania lub zaniżenia kosztów zakupu materiałów podstawowych, towarów handlowych oraz kosztów robocizn.

Niezaewidencjonowanie faktury za zakup towarów prowadzi zatem do uznania KPiR za nierzetelną, ponieważ zapisy w niej dokonywane nie odzwierciedlają rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych w działalności.

Kiedy zaksięgować fakturę za zakup towarów?

Zakup towarów księgowany jest zwykle na podstawie faktury lub rachunku. Zapisu w KPiR dokonuje się zgodnie z datą wystawienia faktury.

 

Uwaga! Tak księgowany jest zakup towarów gdy wraz z dostawą towaru przedsiębiorca otrzymuje fakturę.

 

W praktyce często występują sytuacje, w których towar otrzymywany jest wcześniej niż faktura. Wówczas co do zasady przedsiębiorca już w momencie otrzymania towaru powinien dokonać wpisu do KPiR. Podstawę zapisu stanowi szczegółowo sporządzony opis otrzymanego materiału lub towaru, który powinien zawierać m.in.

  • imię i nazwisko (firmę),
  • adres dostawcy,
  • ilość i rodzaj,
  • cenę jednostkową oraz wartość materiału lub towaru handlowego.

Opis ten powinien być potwierdzony podpisem osoby, która przyjęła towar. Przechowywany jako dowód zakupu i połączony z nadesłaną następnie fakturą za zakup towarów. Zdarzyć się może, że między sporządzonym opisem a otrzymaną później fakturą mogą wystąpić różnice. W takiej sytuacji, ewentualną różnicę w stosunku do wartości podanej na fakturze powinno się wpisać do KPiR w dniu otrzymania faktury.
Dowiedz się jak postąpić w przypadku zakupu towarów handlowych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej!