Faktura w 2015 roku

Encyklopedycznie rzecz ujmując, faktura to dokument, który potwierdza dokonanie sprzedaży. Wystawiana jest w dwóch identycznych egzemplarzach – dla sprzedającego i kupującego. Zawierają się w niej dane obu kontrahentów, nazwa towaru bądź usługi, data jej wykonania oraz informacje o terminie i rodzaju zapłaty. Wystawiana jest zazwyczaj w celach podatkowych.

Jednymi z najczęściej wystawianych faktur są:

  • faktury zwykłe dokumentujące sprzedaż
  • e-faktury
  • faktury zaliczkowe i końcowe
  • faktury korygujące
  • faktury podatnika zwolnionego

Każdy podatnik, zaczynający swoja przygodę z handlem czy usługami, powinien poznać wszystkie te faktury i wiedzieć, której używa się w konkretnych sytuacjach.

Faktura sprzedażowa

Jeszcze do niedawna znana po prostu jako rachunek. Wystawia się ją zarówno vatowcom, jak i zwolnionym z podatku VAT lub też osobom, które nie mają firmy czy działalności gospodarczej. Warto zaznaczyć, że nie jest to faktura VAT – więc podatnik nie może od niej odliczyć podatku. Aby taka faktura w świetle prawa była ważna, musi zawierać następujące elementy:

  • datę, kiedy została wystawiona,
  • kolejny numer rachunku,
  • dane teleadresowe obu podatników – wykonawcy towarów bądź usług oraz ich odbiorcy,
  • numer NIP (w przypadku transakcji krajowej) lub VAT UE (w przypadku transakcji Europejskich) podatników,
  • datę wykonania usługi bądź dostarczenia towaru, jeżeli jest inna, niż data wystawienia rachunku,
  • nazwę usługi lub rodzaj towaru,
  • ilość sprzedanego towaru lub zakres wykonywanych usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi netto,
  • wszystkie informacje o rabatach lub obniżkach – jeżeli kontrahent wcześniej wpłacił część pieniędzy,
  • cenę całej usługi lub wszystkich towarów netto,
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • podsumowaną kwotę należności.

Co ważne, od stycznia 2014 zmienione zostały zasady co do terminu wystawiania faktur. Wystawić ją można najpóźniej do 15 dnia miesiąca po miesiącu, w którym doszło do transakcji. Można ją także sporządzić najwcześniej na 30 dni przed wykonaniem usługi czy sprzedażą towaru.

Faktura VAT i faktura VAT marża

Obowiązkiem wystawienia faktury VAT są objęci:

  • zarejestrowani podatnicy VAT, którzy dokonują transakcji zarówno na rzecz innych przedsiębiorców, jak i na rzecz osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej (jeżeli zażądają takiej faktury)
  • osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą i dokonały one wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów

Wystawienie faktury VAT jest obowiązkowe, jeżeli drugim kontrahentem jest również firma. W przypadku osoby fizycznej, fakturę wystawia się na jej wyraźną prośbę. Podatnik chcący bez większych problemów odliczyć VAT od konkretnej transakcji czy usługi, musi poprawnie wypełnić fakturę. Jej wystawienie, przechowywanie czy przesyłanie jest ściśle określone przez prawo. Tak więc prawidłowo wystawiona faktura musi zawierać:

  • datę wystawienia i kolejny numer faktury,
  • jeżeli terminy się różnią – datę wykonania usługi czy dostarczenia towaru,
  • dane kontrahentów, nazwy ich firm (opcjonalnie) i ich numery NIP,
  • nazwę towaru bądź usługi, jego ilość i cenę jednostkową netto,
  • wartość netto towarów bądź usługi,
  • stawki podatku,
  • sumę wartości sprzedaży, gdzie dokonano podziału na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • podsumowaną kwotę należności.

Opcjonalnie w fakturze można także ująć sposób zapłaty i jej datę, informację o wysokości rabatu (jeżeli go udzielono) oraz uwagi.

Sposób wystawienia faktury nie jest ściśle określony przez ustawę. Podatnik może to zrobić za pomocą specjalnych druków, dostępnych w każdym sklepie z akcesoriami biurowymi. Można nawet przygotować wzór samodzielnie, byleby spełniał wszystkie wyżej wymienione wytyczne. Może też do tego użyć specjalnego programu komputerowego, czyli fakturę on- line.

Uwaga! Faktury i ich kopie należy przechowywać przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za nie.

Faktura on- line

Fakturowanie on- line zyskuje coraz większą popularność. Nic w tym dziwnego – zamiast sterty dokumentów przechowywanych w biurze, wszystkie dane znajdują się w komputerze podatnika. Za pomocą kilku kliknięć faktura zostaje wystawiona i przesłana kontrahentowi. Faktura elektroniczna jest w świetle prawa traktowana w ten sam sposób, co papierowa, pozwala zaoszczędzić czas oraz pieniądze, a także sprzyja ekologii.

W internecie można znaleźć wiele programów, które praktycznie prowadzą księgowość za podatnika – jednym z nich jest program do wystawiania faktur on- line wfirma.pl.

Faktura VAT marża

Przy niektórych transakcjach, podatnik może się spotkać z określeniem “faktura VAT marża”. Jest ona używana przy konkretnych transakcjach, jak obrocie:

  • artykułami używanymi,
  • dziełami sztuki,
  • antykami,
  • przedmiotami kolekcjonerskimi,
  • branży turystycznej.

Marża to różnica pomiędzy ceną towaru, jaką zapłacił przedsiębiorca, a kwota, za jaką ten towar sprzedał. Faktura VAT marża jest uproszczoną wersją faktury VAT. Nie trzeba w niej umieszczać chociażby ceny jednostkowej netto, ceny sprzedaży netto, wysokości rabatów czy stawki podatku. A co najważniejsze – podatnik nie ma obowiązku umieszczać w fakturze wysokości swojej marży.

Na dokumencie więc powinno się znaleźć:

  • data wystawienia i kolejny numer faktury,
  • dane kontrahentów, nazwy ich firm oraz ich numery NIP,
  • nazwa towaru bądź usługi,
  • data wykonania usługi bądź dostarczenia towaru, jeżeli różni się od daty wystawienia faktury,
  • ilość sprzedanych towarów czy rodzaj wykonywanych usług,
  • podsumowaną kwotę należności

Ważnym elementem faktury VAT marża jest umieszczenie informacji o tym, jakiej branży ona dotyczy, np. “procedura marży dla biur podróży”, “procedura marży – towary używane”, “procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki” itd.

Faktura zaliczkowa i końcowa

Faktura zaliczkowa, tak jak nazwa wskazuje – potwierdza otrzymanie zaliczki. Tutaj należy zaznaczyć, że obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania przedpłaty, a nie wystawienia faktury za nią.

W fakturze zaliczkowej powinny się zawierać następujące informacje:

  • data wystawienia dokumentu i jego kolejny numer,
  • dane teleadresowe obu kontrahentów i ich numery NIP,
  • datę otrzymania zaliczki, jeżeli różni się ona od daty wystawienia faktury,
  • kwotę otrzymanej zaliczki
  • wysokość podatku, którą podatnik powinien wyliczyć według wzoru:

KP = (ZB x SP) /(100 + SP)

gdzie:

KP to kwota podatku,

ZB to kwota otrzymanej części lub całości należności,

SP to stawka podatku;

  • informacje dotyczące samej transakcji: wartość jednostkową netto towaru bądź usługi, ilość zamówionych towarów, nazwę towaru bądź usługi, łączna wartość zamówienia netto, stawki i kwoty podatku, wartość brutto zamówienia.

Fakturę końcową wystawia się w momencie, kiedy całość towaru zostanie dostarczona lub całość usługi wykonana. Wtedy sumę końcową i sumę kwot obniża się o wartości faktury zaliczkowej.

Faktura korygująca

Fakturę korygującą wystawia się w momencie, kiedy podatnik popełni błąd podczas wystawiania właściwej faktury lub nastąpiły zmiany w transakcji, jak np.:

  • udzielono rabatu lub upustu,
  • dokonano zwrotu towaru i pieniędzy,
  • zmieniono cenę usługi bądź towaru lub zmieniono wysokość podatku.

Ustawa o VAT ściśle określa, co powinno zawierać się w fakturze korygującej:

  • wpisaną informację “korekta” lub “faktura korygująca”
  • kolejny numer dokumentu oraz datę jego wystawiania,
  • wszystkie dane i informacje zawarte w poprzedniej fakturze,
  • powód, dla którego wprowadzana jest korekta,
  • kwotę korekty – jeżeli wpływa ona na wartość opodatkowania,
  • wskazanie konkretnego okresu, którego dotyczy wprowadzona korekta.

Faktura podatnika zwolnionego

Podatnik, który korzysta ze zwolnienia z podatku VAT także może wystawić fakturę i co najważniejsze – obowiązują ją takie same prawa, co faktury wystawione przez podatników VAT. Jedyna różnica, to informacje zawarte w dokumencie.

Zobacz też:

netto na brutto

Tak więc na fakturze podatnika zwolnionego nie znajdują się:

  • informacja o wysokości podatku,
  • suma wartości sprzedaży netto,
  • podział sprzedaży ze względu na towary objęte podatkiem i zwolnione z podatku,
  • kwota podatku od wartości sprzedaży netto.

Jednak przy wystawianiu dokumentu, zwolnieni z podatku powinni umieścić na fakturze informację, z jakiego powodu są zwolnieni. Może być to na przykład przepis ustawy, przepis dyrektywy 2006/112/WE lub inna podstawa prawna. oprócz tego, na dokumencie powinny się znaleźć:

  • data i kolejny numer faktury,
  • dane teleadresowe kontrahentów, nazwy ich firm
  • nazwę i rodzaj usługi bądź towaru i jego ilość i jej zakres,
  • cenę jednostkową towaru bądź usługi,
  • podsumowaną kwotę należności.

Jeżeli zainteresował Cię temat elektronicznych faktur, dowiedz się więcej na temat programu do wystawiania faktur on- line.