Jak zaliczyć wynagrodzenie i składki ZUS do kosztów podatkowych?

Zatrudnianie pracowników niesie za sobą wiele zobowiązań – m.in. wypłacanie wynagrodzenia i składki ZUS. Co ważne, wydatki te można ująć w kosztach podatkowych. Sposób ich ewidencji uzależniony jest jednak od terminu zapłaty.

Wynagrodzenie w kosztach podatkowych

Moment ujęcia wynagrodzenia w kosztach uzyskania przychodu uzależniony jest od rodzaju zawartej umowy pomiędzy pracodawcą a osobą zatrudnioną.

 

Co do zasady, osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę określani są jako pracownicy. Z kolei osoby zatrudnione w ramach umów cywilnoprawnych (zlecenie, o dzieło), to zleceniobiorcy.

 

Wynagrodzenie pracownika, a także zasiłki pieniężne z ubezpieczeń społecznych, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który były należne, zgodnie z tzw. zasadą memoriałową.

By nieuiszczone wynagrodzenie pracownika mogło stanowić koszt podatkowy przed wypłatą, powinien zostać spełniony jeden warunek – terminowa wypłata. Termin wypłaty może być określony przez prawo pracy bądź inny rodzaj stosunku prawnego, który łączy umawiające się strony. Niniejszy przepis odnosi się do pracodawców będących osobami fizycznymi (art. 22 ust. 6ba ustawy o PIT).

Inaczej jest w przypadku zleceniobiorców. Bez względu na termin wypłaty, wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych zawsze stanowią koszt uzyskania przychodu w momencie faktycznej wypłaty wynagrodzenia.

Składki ZUS w kosztach podatkowych

Moment kwalifikacji składki na ZUS do kosztów podatkowych jest zależny od terminu ich uregulowania. Co ważne, można wykazać je jako koszt uzyskania przychodu dopiero w chwili rzeczywistej zapłaty.

Składki na ubezpieczenia społeczne dzielą się na:

  • składki ZUS pracowników opłacane przez pracodawcę,
  • składki ZUS zleceniobiorców,
  • składki na ubezpieczenie przedsiębiorców i osób z nimi współpracujących.

 

Moment ujęcia wynagrodzenia i składek ZUS w kosztach uzyskania przychodu

Jeśli chodzi o składki na ubezpieczenia społeczne regulowane przez pracodawcę za pracowników, kluczowym jest data wypłaty wynagrodzenia. W przypadku zapłaty w ustalonym terminie (wynikającym z umowy o pracę i z regulacji firmy) pracodawca ma prawo do zaliczenia wynagrodzenia i składek ZUS opłacanych przez pracownika do KUP w miesiącu, którego dotyczyły. Przy przekroczeniu terminu wypłaty zarówno wynagrodzenie, jak i składki mogą stać się kosztem dopiero w tym miesiącu, w którym zostały rzeczywiście uregulowane.

 

UWAGA!Składki ZUS finansowane przez pracodawcę mogą także być kosztem podatkowym miesiąca, za który wypłacono wynagrodzenia, pod warunkiem uiszczenia ich w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu obrachunkowym.

Zobacz też:

kalkulator wynagrodzenia netto

Odmiennie od tego, termin uregulowania składek ZUS za zleceniobiorców nie ma znaczenia, bowiem zawsze stanowią koszt uzyskania przychodu w momencie faktycznej zapłaty.

Przyjrzyjmy się praktycznym przykładom:

Przykład 1.Pracodawca zatrudnia 10 pracowników. Wynagrodzenie wypłaca z końcem każdego miesiąca za przepracowany miesiąc. Płace za styczeń pracodawca uiścił 31.01.2014, a składki ZUS zapłacił 14.02.2014.Pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów stycznia zarówno wynagrodzenia, jak i opłacone składki ZUS.

 

Przykład 2.Pracodawca zatrudnia 10 pracowników. Wynagrodzenie ustalone według wewnętrznych przepisów regulaminu wynagradzania, wypłacane jest do 10 dnia miesiąca następującego. Płace za styczeń zostały uregulowane 10 lutego, natomiast składki ZUS od tych wynagrodzeń pracodawca uregulował 15 lutego (czyli o miesiąc szybciej).W tej sytuacji pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów stycznia zarówno wynagrodzenia, jak i składki ZUS.
Przykład 3.Pracodawca zatrudnia 10 pracowników, a wynagrodzenia zgodnie z umowami o pracę wypłacane są do 10 dnia miesiąca następującego.Wynagrodzenia za styczeń wypłacił 10 lutego. Składki ZUS opłaci do 15 marca (z miesięcznym opóźnieniem).Pracodawca zaliczy w koszty stycznia jedynie wynagrodzenia, natomiast składki ZUS opłacone w marcu staną się dopiero kosztem tego miesiąca.
Przykład 4.Pracodawca zatrudnia 15 pracowników. Wynagrodzenia wg wewnętrznego regulaminu firmy wypłacane są do 5 dnia miesiąca następującego.Z powodu problemów z płynnością finansową wynagrodzenia za styczeń zostały wypłacone dopiero 11 lutego. Składki ZUS od tych wynagrodzeń zostały opłacone również 11 lutego (a więc miesiąc szybciej).Podatnik ujmie koszt wynagrodzeń w kosztach uzyskania przychodów w lutym. Natomiast składki ZUS może zaliczyć w koszty lutego.
Przykład 5Pracodawca zatrudnia 20 pracowników. Wynagrodzenia wypłacane są dla 15 osób do końca miesiąca, za bieżący przepracowany miesiąc, a pięciu osobom do 10 dnia miesiąca następującego.Wynagrodzenia za styczeń zostały wypłacone zgodnie z ustaleniami, natomiast składki ZUS za pierwsza grupę pracowników 14 lutego, za druga grupę zostaną uiszczone do 15 marca.Podatnik może zaliczyć w koszty uzyskania przychodów stycznia, wynagrodzenia wypłacone 31 stycznia oraz 10 lutego, a także część składek ZUS opłaconych 14 lutego. W marcu, będzie musiał uwzględnić w kosztach składki za wynagrodzenia wypłacone 10 lutego.

 

Przykład 6
Pracodawca zatrudnia 2 zleceniobiorców. Wynagrodzenia wypłacane są do 10 dnia kolejnego miesiąca.
Wynagrodzenia zostały wypłacone w lutym, a składki ZUS w marcu.
Pracodawca wynagrodzenia zalicza w koszty uzyskania przychodu w lutym, natomiast składki ZUS może odliczyć dopiero w marcu.

 

Przedsiębiorca, który odprowadza składki ZUS sam za siebie oraz dodatkowo za osoby z nim współpracujące może:

  • zaliczyć je do KUP, lub
  • odliczyć je od dochodu stanowiącego postawę naliczenia podatku dochodowego za miesiąc, w którym miała miejsce zapłata składek na ubezpieczenie społeczne.

Wynagrodzenie i składki ZUS – chcesz wiedzieć więcej ? Sprawdź, jaki wpływ mają składki ZUS na zaliczkę na podatek dochodowy!