Kiedy można anulować fakturę VAT?

Zazwyczaj prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z ogromną ilością spraw do załatwienia. Nic dziwnego, że pod natłokiem obowiązków przedsiębiorcy popełniają mniej lub bardziej znaczące błędy. Często zdarza się popełnić błąd nawet przy wystawianiu faktury. W jaki sposób go poprawić? Kiedy niezbędne jest sporządzenie korekty? W jakich przypadkach można anulować fakturę VAT? Odpowiedzi na te pytania zostaną przedstawione poniżej.

 

Błędy na fakturze VAT – dokumenty korygujące

 

Co do zasady błędy pojawiające się na fakturach poprawia się poprzez sporządzenie odpowiedniego dokumentu korygującego – zgodnie z przepisami ustawy o VAT.

Jeśli drobny błąd pojawi się w części opisowej faktury, która nie ma wpływu na kwoty widniejące na fakturze, wystawia się notę korygującą lub fakturę korygującą dane formalne. Notę korygującą wystawia nabywca, a następnie przekazuje sprzedawcy, który musi zaakceptować zmiany. Jeśli błędy formalne zauważa i poprawia sprzedawca – wystawia fakturę korygującą dane formalne. Fakturę korygującą dane formalne wystawia się również w celu wprowadzenia zasadniczych zmian w formalnej części faktury jak np. całkowita zmiana nabywcy.

 

Gdy błąd dotyczy pozycji wartościowych faktury, jak np. ceny netto, kwoty czy stawki podatku, konieczne jest sporządzenie faktury korygującej. Prawo do sporządzenia faktury korygującej leży po stronie sprzedawcy. Fakturę korygującą sporządza się również w przypadku gdy towar został zwrócony, został udzielony rabat lub nastąpiła podwyżka ceny już po wystawieniu faktury VAT.

 

Możliwość anulowania faktury VAT

 

Poprawienie błędu poprzez anulowanie faktury VAT możliwe jest tylko po spełnieniu łącznie dwóch warunków:

  • transakcja w ogóle nie doszła do skutku,
  • faktura VAT nie trafiła do obiegu prawnego (nie dotarła do odbiorcy) – wystawca posiada oba egzemplarze.

 

Takie sytuacje zdarzają się np. podczas sprzedaży wysyłkowej za pobraniem. Sprzedawca wysyła fakturę wraz z towarem lecz odbiorca nie odbiera przesyłki, co jest równoznaczne z brakiem zapłaty. W konsekwencji towar oraz wystawiony dokument wracają do rąk sprzedawcy. Nie dochodzi więc do sprzedaży ani do powstania obowiązku podatkowego. Jednocześnie faktura VAT nie dotarła do kontrahenta.

 

Kolejnym przykładem może być sytuacja gdy faktura VAT została wystawiona na podstawie zamówienia złożonego przez nabywcę lecz nie zdążyła zostać wysłana gdyż w ostateczności kontrahent rezygnuje z zakupu.

Uwaga!
Obowiązek podatkowy powstaje w chwili sprzedaży. Nie można anulować faktury, jeżeli transakcja doszła do skutku, ale jedynie przedsiębiorca nie otrzymał zapłaty.

 

Jak poprawnie anulować fakturę VAT?

 

Podczas anulowania faktury istotne znaczenie ma kwestia numerowania dokumentów sprzedażowych. Numeracja powinna być chronologiczna i nie może zostać zaburzona.

 

Aby poprawnie anulować fakturę należy:

  • przekreślić obie wersje anulowanej faktury (oryginał i kopię)
  • dołączyć opis mówiący o tym, że dokument został anulowany wraz z datą oraz podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur
  • dodatkowo można podać powód anulowania faktury

Anulowane w ten sposób faktury nie podlegają ewidencji jednak konieczne jest przechowywanie ich we firmowej dokumentacji – w celu zachowania ciągłości numeracji.

 

Anulowanie faktury – korekta deklaracji VAT

 

Jeśli anulowana faktura została ujęta w deklaracji VAT, podatnik ma prawo do złożenia korekty deklaracji. Poprzez złożenie korekty podatnik może skorygować zawyżony w deklaracji podatek o kwotę widniejącą na anulowanej fakturze.

 

Należy pamiętać, że fakturę VAT można anulować tylko w szczególnych przypadkach. Mimo że organy podatkowe zgadzają się na anulowanie błędnych faktur, jest to sytuacja wyjątkowa i tak też powinna być traktowana.