Faktura końcowa, kiedy jej wystawienie jest obowiązkowe

Zdarzają się sytuacje, w których przedsiębiorca jeszcze przed realizacją zamówienia otrzyma przedpłatę. Otrzymanie zaliczki wiąże się m.in. z koniecznością wystawienia faktury zaliczkowej, a to z kolei rodzi obowiązek wystawienia faktury końcowej dokumentującej zakończenie transakcji. Czy jednak wystawianie faktury końcowej zawsze jest konieczne?

 

Zasady wystawiania faktury końcowej

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT sprzedawca zobowiązany jest wystawić fakturę końcową, jeśli wystawione do tej pory faktury zaliczkowe nie odnoszą się do pełnej wartości zamówionego towaru/zrealizowanej usługi. Faktura końcowa powinna zawierać wszystkie elementy wskazane przez ustawodawcę:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer, który jednoznacznie ją identyfikuje,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy i numery NIP,
  • datę dokonania/zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
  • nazwę (rodzaj) sprzedawanego towaru/wykonywanej usługi,
  • miarę i ilość sprzedanych towarów/zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową netto towaru/usługi,
  • wartość netto towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż,
  • stawki podatku,
  • sumę wartości netto towarów/usług objętych fakturą, z podziałem na stawki podatku i sprzedaż zwolnioną
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Zobacz też:

praca przy komputerze

rozliczenie zaliczki

Wystawiając fakturę końcową sprzedawca powinien pomniejszyć:

  • sumę wartości towarów lub usług o wartość otrzymanych części zapłaty (zaliczek),
  • kwotę podatku o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych

Dodatkowo na fakturze końcowej powinno wyszczególnić się numery wszystkich wystawionych do tej transakcji faktur zaliczkowych.

Zaliczka na pełną kwotę a faktura końcowa

Zgodnie z zapisami zawartymi w ustawie o VAT obowiązek wystawiania faktury końcowej wynika z konieczności udokumentowania pozostałej wartości usługi, nie wykazanej na wcześniejszych fakturach zaliczkowych. Przepisy polskiego prawa nie wskazują jednoznacznie, iż w przypadku gdy faktura zaliczkowa pokrywa pełną kwotę należności z tytułu dostaw towaru czy wykonania usługi, sprzedawca jest zwolniony z wystawienia faktury końcowej. Skoro jednak podczas wystawiania faktury końcowej powinno się odliczyć otrzymane zaliczki oraz pomniejszyć kwotę podatku zgodnie z fakturami zaliczkowymi obowiązek wystawiania faktury końcowej w tym przypadku byłby nonsensem.  Taki wniosek wynika także z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 5 września 2014 r., nr ITPP3/443-323/14/AT. We wniosku o interpretacje indywidualną podatnik zaznaczył, że obowiązek zafakturowania danej czynności w pełnej wysokości odpowiadającej całej podstawie opodatkowania nastąpił już w momencie zafakturowania otrzymanej zaliczki. Tym samym podatnik twierdził, że nie ma podstaw do ponownego dokumentowania tej samej transakcji fakturą końcową. Organ podatkowy w wydanej interpretacji przyznał podatnikowi rację.

 

Faktura zaliczkowa jako faktura końcowa

Konieczność wystawiania faktury końcowej zależy od kwoty otrzymanych i udokumentowanych fakturami zaliczek. Zgodnie z art. 106 ust.4 ustawy o VAT w przypadku wystawienia więcej niż jednej faktury zaliczkowej, które łącznie obejmują pełną wartość usługi ostatnia z wystawianych faktur zaliczkowych powinna zawierać dodatkowo numery faktur wcześniejszych. Faktura zaliczkowa w tej sytuacji spełnia rolę faktury końcowej. Jeśli więc faktura zaliczkowa obejmuje pełną wartość zamówienia nie wystawia się już dodatkowo faktury końcowej.