Najczęstsze błędy podczas wypełniania dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych oraz sposoby ich korekty

Dokumentacja składana do ZUS często musi zostać skorygowana. Niepoprawne zapisy na kontach płatników i ubezpieczonych w ZUS powodują konieczność składania zestawów korygujących wcześniej złożonych dokumentów, czyli tak zwane korekty.

Płatnik składek ma obowiązek złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych w każdym przypadku, w którym zachodzi konieczność korekty danych. Może ona zostać stwierdzona przez płatnika składek we własnym zakresie lub przez ZUS. Poniżej zostaną przedstawione najczęściej popełniane błędy oraz sposoby na ich skorygowanie.

  • Błędne dane w zgłoszeniu do ubezpieczeń

Podstawowym obowiązkiem przy zatrudnieniu pracownika jest zgłoszenie go do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA, jeżeli podlega obowiązkowo tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu (np. zleceniobiorca). Takiego zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń. Częstym błędem popełnianym przez pracodawców – płatników składek jest złożenie dokumentów rozliczeniowych za pracownika bez wcześniejszego zgłoszenia go do ubezpieczeń. W takiej sytuacji dokumenty rozliczeniowe za osoby, które nie zostały zgłoszone do ubezpieczeń zostaną uznane przez ZUS za błędne, a składki za ubezpieczonych nie zostaną prawidłowo rozliczone.

Dokumenty zgłoszeniowe mogą także zawierać błędy w danych płatnika składek lub w danych osoby ubezpieczonej. Takie błędy należy natychmiast skorygować.

Korekty danych płatnika składek w dokumencie ZUS ZUA/ZUS ZZA

W przypadku pomyłki przy wypełnieniu danych identyfikacyjnych płatnika składek wykazanych w bloku II dokumentu zgłoszeniowego, należy ponownie złożyć prawidłowo wypełniony dokument. Błąd powinien zostać skorygowany przed złożeniem pierwszego dokumentu rozliczeniowego za zatrudnionego, w przeciwnym razie rozliczenie będzie niepoprawne.

Korekty danych ubezpieczonego w dokumencie ZUS ZUA/ZUS ZZA

Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej to:

  • numer PESEL,
  • nazwisko,
  • pierwsze imię,
  • data urodzenia,
  • seria i numer dokumentu tożsamości.

Przy pomyłce w wypełnieniu danych identyfikacyjnych ubezpieczonego konieczne jest złożenie

odrębnego dokumentu korygującego dane ZUS ZIUA

Jeżeli płatnik składek nie zdążył skorygować danych ubezpieczonego przed złożeniem dokumentów rozliczeniowych, to poza drukiem ZUS ZIUA ma obowiązek przekazania do ZUS poprawnego raportu wraz deklaracją rozliczeniową ZUS DRA z kolejnym numerem identyfikatora.

  1. Zgłoszenie z błędnym kodem tytułu do ubezpieczenia

Jeżeli w dokumencie zgłoszenia do ubezpieczeń ZUS ZUA lub ZUS ZZA został podany błędny kod  tytułu ubezpieczenia, konieczne jest wyrejestrowanie ubezpieczonego na druku ZUS ZWUA. W formularzu należy podać kod tytułu do ubezpieczeń, z którym ubezpieczony został wcześniej zgłoszony. Następnie trzeba ponownie zgłosić ubezpieczonego na druku ZUS ZUA/ZUS ZZA.

  1. Brak wyrejestrowania członków rodziny ubezpieczonego zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego

Osoba objęta ubezpieczeniem zdrowotnym ma prawo zgłosić do tego ubezpieczenia członków rodziny na druku ZUS ZCNA. W sytuacji, gdy osoba zgłoszona do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek rodziny uzyska inny tytuł do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym lub straci status członka rodziny, taka osoba musi zostać wyrejestrowana z ubezpieczenia zdrowotnego. Wyrejestrowania dokonuje się również na formularzu ZUS ZCNA. Jeżeli ubezpieczony nie poinformuje płatnika składek o konieczności wyrejestrowania zgłoszonych osób, pojawiają się komplikacje w rozliczeniach ZUS, a przede wszystkim przy potwierdzaniu prawa do ubezpieczenia zdrowotnego. W związku z tym osoby ubezpieczone – pracownicy, powinni każdorazowo informować płatnika składek o konieczności wyrejestrowania zgłoszonych członków rodziny.

Obowiązek wyrejestrowania członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego następuje również przy ustaniu tytułu do ubezpieczenia pracownika (np. rozwiązanie umowy o pracę), co skutkuje utratą prawa do świadczeń opieki zdrowotnej.

  1. Brak raportów za zgłoszonych ubezpieczonych

Może się zdarzyć, że w zestawie rozliczeniowym pojawi się brak raportów za wszystkie ubezpieczone osoby. Taka sytuacja pojawia się najczęściej w przypadku wypłacania wynagrodzenia do 10. dnia kolejnego miesiąca. Osoby, które zostały zatrudnione w danym miesiącu powinny zostać wykazane w raportach z zerowymi podstawami wymiaru składek, natomiast często płatnicy nie wykazują takich osób w ogóle. Takie postępowanie jest błędne, gdyż zatrudniona osoba, mimo że nie otrzymała wynagrodzenia, od którego mogłyby zostać naliczone składki, jest osobą zgłoszoną do ubezpieczenia i musi zostać wykazana w raportach z zerowymi podstawami.

W takim przypadku należy złożyć komplet korygujący z kolejnym numerem identyfikatora, w którym na raportach zostaną wykazane wszystkie ubezpieczone osoby.