Napoje dla pracowników – kiedy pracodawca musi je zapewnić?

Napoje dla pracowników - kiedy pracodawca musi je zapewnić?

Pracodawca zobowiązany jest, by zapewnić napoje dla pracowników jeśli pracują oni uciążliwych warunkach. Nie ma dużego znaczenia rodzaju napoju. Bowiem pracodawca może zapewnić pracownikom zwykłą wodę, kawę lub herbatę czy też soki. Ważne jest jednak aby napoje dla pracowników były przekazane nieodpłatnie.

Napoje dla pracowników przysługują w uciążliwych warunkach pracy

Jak zostało wspomniane powyżej nie w każdej sytuacji pracodawca musi zapewnić pracownikom napoje. Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r., pracodawca ma taki obowiązek tylko wtedy, gdy pracują oni w uciążliwych warunkach, czyli:

  • w warunkach gorącego mikroklimatu, który charakteryzuje się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25° Celcjusza;
  • w warunkach mikroklimatu zimnego, który charakteryzuje się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1.000;
  • przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10° C;
  • przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1.500 kcal (6.280 kJ) u mężczyzn i 1.000 kcal (4.187 kJ) u kobiet,
  • na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C.

Napoje dla pracowników a przychód pracownika

Obowiązek zapewnienia pracownikom napoi wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Oznacza to, że woda i napoje przekazane pracownikom nie stanowią dla nich przychodu. W związku z czym nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Napoje dla pracowników nie są także objęte składkami na ubezpieczenie społeczne. Bowiem z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączono wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Zobacz też:

Badania lekarskie pracowników

Napoje dla pracowników w kosztach przedsiębiorcy

Zgodnie z przepisami do kosztów podatkowych przedsiębiorca może zaliczyć wydatki, których poniesienie miało na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Ponadto musi zaistnieć związek pomiędzy poniesionym kosztem a prowadzoną działalnością gospodarczą.

Zakup napoi dla pracowników bez wątpienia spełnia powyższą definicję. W związku z czym napoje dla pracowników stanowią koszt podatkowy dla przedsiębiorcy.

Brak możliwości wypłaty ekwiwalentu pieniężnego

Należy mieć na względzie, że za napoje dla pracowników nie przysługuje ekwiwalent pieniężny. Co to oznacza?

Otóż jeśli pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom napoje to musi faktycznie im je dostarczyć. Nie ma bowiem możliwości wypłacenia kwoty przysługującej w zamian za napoje.

Zobacz też:

jak obliczyć podatek dochodowy

ubezpieczenia społeczne

wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów