Nota korygująca – czy trzeba ją podpisać?

Nota korygująca - czy trzeba ją podpisać?

Część błędów, które pojawiają się na fakturze można poprawić notą korygującą. Nota korygująca pozwala na zmianę danych sprzedawcy lub nabywcy, oznaczenia towaru bądź usługi, czy też błędnego numeru faktury. Z kolei notą korygująca nie należy korygować stawki VAT, czy też ceny towaru lub usługi.

Nota korygująca – jakie dane powinna zawierać?

Nota korygująca jest dokumentem wystawianym przez nabywcę towaru czy usługi. W przepisach podatkowych nie został określony jej dokładny wzór.

Natomiast art. 106k ustawy o VAT wskazuje elementy jakie powinna zawierać nota korygująca. Wśród obowiązkowych elementów noty korygującej wymienia się:

  • oznaczenie NOTA KORYGUJĄCA,
  • numer kolejny oraz datę jej wystawienia,
  • imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury lub faktury korygującej oraz ich adresy i NIP,
  • dane zawarte w poprawianej fakturze (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy oraz ilości towarów lub usług, których dotyczy wystawiana faktura),
  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz podanie prawidłowej treści.

Jakie błędy można poprawiać notą korygującą?

Za pomocą noty korygującej, która może zostać wystawiona tylko i wyłącznie przez nabywcę towaru lub usługi pozwala na skorygowanie takich błędów jak:

  • numer faktury,
  • data wystawienia,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy,
  • NIP nabywcy i sprzedawcy,
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty,
  • nazwa towaru lub usługi,
  • termin płatności,
  • sposób zapłaty.

Jakich błędów nie można poprawiać notą korygującą?

Notą korygującą nie można korygować pomyłek następujących pomyłek w pozycjach faktury:

  • jednostek miar i ilości, zakresu wykonanych usług,
  • ceny jednostkowej netto,
  • ogólnej wartości sprzedaży netto,
  • stawki podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki podatkowe i zwolnione od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące stawek podatkowych,
  • wartości sprzedaży brutto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatkowych lub zwolnionych od podatku,
  • kwoty należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

W związku z tym jeśli faktura zawiera powyższe błędy to w celu skorygowania pomyłki konieczne będzie wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Nota korygująca – akceptacja

Zgodnie z art. 106k ust. 2 ustawy o VAT nota korygująca wymaga akceptacji ze strony wystawcy faktury. Jednak termin oraz sposób akceptacji jest dowolny. Przy czym forma akceptacji nie została dokładnie sprecyzowana. Może to być jakikolwiek wiarygodny sposób zaakceptowania treści noty, np. w formie zwrotnej wiadomości e-mail. Po otrzymaniu akceptacji noty korygującej należy ją podpiąć pod fakturę pierwotną i przechowywać z dokumentacją księgową.