Numer PESEL i NIP - dla kogo jaki identyfikator? Dokonując rozliczeń podatkowych czy też innych działań związanych z prowadzeniem działalności, przedsiębiorca może być zobowiązany do podania identyfikatora podatkowego. Od stycznia 2012 roku wyróżnia się dwa identyfikatory podatkowe:
  • NIP - Numer Identyfikacji Podatkowej,
  • numer PESEL - Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności.
Sprawdź, w jakich sytuacjach należy posługiwać się numerem PESEL, a w jakich NIP-em.

NIP a PESEL

NIP i PESEL nie powinny być stosowane jako zamienniki. Ustawa nie nadaje podatnikom swobody w wyborze identyfikatora podatkowego, lecz określa sytuacje, w których przedsiębiorca powinien się posługiwać konkretnym identyfikatorem podatkowym. NIP wykorzystuje się do identyfikacji osób, które:
  • objęte są rejestrem PESEL, są osobami fizycznymi i dodatkowo:
    • są podatnikami VAT,
    • prowadzą działalność gospodarczą,
  • nie są objęte rejestrem PESEL, są osobami fizycznymi i na podstawie odrębnych ustaw są:
    • płatnikami podatków,
    • płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne i/lub zdrowotne;
    • osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami.
Osoby objęte ewidencją PESEL nie muszą posiadać numeru NIP, jeśli nie ma do tego szczególnych przesłanek. Numer PESEL wykorzystywany jest przez podatników, którzy:
  • nie prowadzą działalności gospodarczej,
  • nie są aktywnymi podatnikami podatku od towarów i usług (VAT).

NIP i PESEL - nadawanie

Jak już wspomniano, skrót PESEL oznacza Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności. W Polsce jest on prowadzony przez ministra właściwego do spraw informatyzacji na mocy ustawy o ewidencji ludności. W rejestrze gromadzone są podstawowe informacje identyfikujące tożsamość oraz status administracyjno-prawny polskich obywateli i cudzoziemców, którzy zamieszkują teren RP. Numer PESEL nadawany jest wyłącznie przez ministra spraw wewnętrznych w formie czynności materialno-technicznej.PESEL nadawany jest automatycznie wszystkim nowo narodzonym dzieciom po zgłoszeniu ich do Urzędu Stanu Cywilnego. Składa się z 11 cyfr, a każda z nich ma swoje znaczenie. Numer PESEL zawiera:
  • datę urodzenia,
  • informację o płci,
  • liczbę porządkową,
  • cyfrę koronną.
Cyfry 1-6 zawierają informację o dacie w formacie [rok] [miesiąc] [dzień]. Cyfry 7-10 - numer serii, a liczba 10 - płeć:
    • cyfry 0, 2, 4, 6, 8 oznaczają płeć żeńską,
    • cyfry 1, 3, 5, 7, 9 – oznaczają płeć męską.
Cyfra 11 jest cyfrą kontrolną, służy do wychwytywania przekłamań. W celu sprawdzenia, czy numer PESEL jest poprawny, należy podstawić dane do wzoru 1×a + 3×b + 7×c + 9×d + 1×e + 3×f + 7×g + 9×h + 1×i + 3×j Litery od a do j oznaczają kolejne liczby numeru PESEL. Obywatele Polski, którzy nie posiadają numeru PESEL, po wystąpieniu z wnioskiem o wydanie dowodu osobistego otrzymają swój numer. PESEL nadawany jest raz na całe życie, a jego zmiana możliwa jest tylko w ściśle określonych przypadkach, na przykład po zmianie płci. Osoby fizyczne, które złożyły wniosek o wpis do CEIDG, a nie posiadają numeru NIP, powinny go otrzymać.  Informacja o nadaniu NIP-u wydawana jest najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu, w którym wpłynął wniosek.
Ważne! Osoby fizyczne, które posiadają już NIP, po złożeniu wniosku nie otrzymają kolejnego numeru. Nadany wcześniej numer staje się NIP-em działalności.
W przypadku, gdy osoba fizyczna nie prowadzi działalności lub prowadzona działalność jest nieobjęta wpisem do CEIDG, należy złożyć wniosek NIP-7 we właściwym ze względu na miejsce zamieszkania US. Osoby prawne zgłoszenia takiego dokonują na formularzu NIP-2 w US właściwym ze względu na podatek dochodowy. Do 14 dni od dnia złożenia poprawnie wypełnionego wniosku podatnik otrzymuje potwierdzenie nadania NIP-u. NIP nadawany jest przez Centralny Rejestr Podmiotów - Krajowej Ewidencji Podatników (CRP-KEP).

Zgłoszenie zmiany danych

Zmian miejsca zamieszkania, nazwiska czy zmiany dowodu osobistego nie zgłasza się, ponieważ aktualizacje są automatycznie wysyłane do rejestru. Konieczna jest jednak aktualizacja numeru rachunku bankowego. Dokonuje się jej na formularzu ZAP-3. Aktualizacji na gruncie Numeru Identyfikacji Podatkowej dokonuje się na tym samym wniosku co zgłoszenia (NIP-7), powinno ono wpłynąć do US do 7 dni od dnia wystąpienia zmiany. Termin złożenia wniosku o nadanie numeru identyfikacyjnego Zgłoszenia o nadanie numeru należy złożyć:
  • przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu - w przypadku czynnych podatników VAT oraz podatku akcyzowego,
  • nie później niż z dniem złożenia pierwszej deklaracji, zeznania podatkowego lub z chwilą dokonania pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki - podatników oraz płatników podatków,
  • nie później niż terminie zgłoszenia ubezpieczeń społecznych lub zdrowotnych - podatnicy składek ubezpieczeniowych - podatnicy, których obowiązek wynika z innych przesłanek niż jako podatników czy też płatników podatku.
Ważne! Podatnicy składek ZUS w dokumentach ubezpieczeniowych posługują się numerem PESEL - o ile osoby przez nich zatrudnione nie prowadzą działalności. Osoby nieprowadzące działalności i niebędące płatnikami podatku VAT w deklaracjach podatkowych jako identyfikator podatkowy podają numer PESEL.