Podróż krajowa przedsiębiorcy – jak ją rozliczyć?

Podróż krajowa przedsiębiorcy

Podróż krajowa przedsiębiorcy związana jest z szeregiem wydatków jakie ponosi właściciel firmy z tego tytułu. Do wydatków tych zalicza się m.in.: koszty przejazdu, noclegu, wyżywienia, itp. Jednak czy wszystkie te koszty podatnik może zaliczyć do kosztów podatkowych? Temat ten został omówiony poniżej.

Podróż krajowa a koszty uzyskania przychodu

W sytuacji, gdy dany wydatek został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, wówczas można go zaliczyć do kosztów podatkowych. W związku z tym jeśli celem podróży były sprawy dotyczące prowadzonej działalności gospodarczej to zasadniczo nie ma przeszkód, by zaliczyć je do kosztów podatkowych. Należy jednak pamiętać, że wydatki te muszą być właściwie udokumentowane oraz upewnić się, że nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych wskazanych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podróż krajowa przedsiębiorcy a koszty wyżywienia

Przedsiębiorca nie może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatków jakie poniósł na wyżywienie w trakcie trwania podróży. Wynika to z faktu, iż zakup żywności służy do zaspokajania osobistych potrzeb, tak więc wydatki te ponosiłby niezależnie od miejsca, w którym przebywał.

Jednakże do kosztów podatkowych przedsiębiorca może zaliczyć diety z tytułu odbywania podróży. Wysokość diety w trakcie odbywania krajowej podróży wynosi 30 zł za dobę jej trwania.

Przy ustalaniu wysokości przysługującej diety należy wziąć pod uwagę długość trwania podróży. Bowiem dla podróży trwającej nie dłużej niż dobę:

  • od 8 do 12 godzin jej trwania – przysługuje połowa diety (15 zł);
  • powyżej 12 godzin – przysługuje pełna dieta (30 zł).

W podróży trwającej dłużej niż doba :

  • za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za rozpoczętą dobę trwającą ponad 8 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za rozpoczętą dobę trwającą do 8 godzin przysługuje połowa diety.

Podstawą rozliczenia diety jaka przysługuje przedsiębiorcy z tytułu podróży krajowej jest dowód wewnętrzny, który podatnik sporządza we własnym zakresie.

Podróż krajowa a nocleg przedsiębiorcy

Wydatki na pokrycie kosztu noclegu przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych w całej wysokości. Jednak, by było możliwe, poniesienie wydatku musi być udokumentowane fakturą bądź rachunkiem. Nie ma jednak możliwości ujęcia w kosztach podatkowych ryczałtu za nocleg, który przysługuje pracownikom odbywającym delegację.

Przedsiębiorca musi mieć również na względzie, iż od usługi noclegowej nie może dokonać odliczenia podatku VAT.

Podróż krajowa a koszty przejazdu

W sytuacji, gdy przedsiębiorca podczas podróży służbowej ponosi koszty przejazdu autobusem, pociągiem, taksówką, czy też innymi środkami komunikacji to wydatki te może zaliczyć do kosztów podatkowych, pod warunkiem, że zostaną właściwie udokumentowane.

Jeśli zaś przedsiębiorca odbywa krajową podróż służbową samochodem, który został wprowadzony do ewidencji środków trwałych to wydatki związane z użytkowaniem tego pojazdu, poniesione w czasie trwania podróży może zaliczyć do kosztów podatkowych.  

Natomiast, gdy podróż tą odbywa samochodem, który nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, to poniesione wydatki należy rozliczyć na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówki).

Podróż krajowa a inne wydatki

Jeśli w trakcie podróży służbowej przedsiębiorca poniósł inne wydatki, np. bilety za wstęp na targi to wydatki te również może zaliczyć do kosztów podatkowych. Oczywistym warunkiem jest właściwe udokumentowanie poniesienia wydatku, np. fakturą czy też rachunkiem.