Składki ZUS w kosztach płatnika

Osób prowadzących działalność gospodarczą nie nie ominą składki ZUS. Zarówno składki płacone za siebie, jak i składki ZUS za pracowników przedsiębiorca ma prawo ująć w kosztach uzyskania przychodów. Szczegóły w poniższym artykule.

 

Składki ZUS jako koszt uzyskania przychodów

Moment zaksięgowania składek ZUS w koszty zależy od terminu ich opłacenia. Co do zasady, składki ZUS mogą być kosztem uzyskania przychodów dopiero gdy faktycznie zostaną opłacone. Nie wszystkie składki ZUS księgowane są jednak w ten sam sposób. Przepisy podatkowe przewidują osobne regulacje dotyczące właściwego momentu zaksięgowania wydatku poniesionego z tytułu zapłaty składek ZUS, w zależności od tego jaki stosunek łączy płatnika z osobami, których dotyczą składki.

 

Według kryterium finansowania wyróżnia się następujące rodzaje składek:

 

  • składki ZUS przedsiębiorcy i osób z nim współpracujących,
  • składki ZUS pracowników finansowane przez pracodawcę,
  • składki ZUS finansowane przez pracowników,
  • składki ZUS zleceniobiorców.

 

Składki ZUS przedsiębiorcy i osób z nim współpracujących

Opłacając składki ZUS za siebie lub osoby współpracujące, składki na ubezpieczenie społeczne przedsiębiorca ma prawo:

 

  1. zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, lub
  2. odliczyć od dochodu podczas wyliczania należnej zaliczki na podatek dochodowy, zmniejszając tym samym podstawę wyliczenia podatku.

 

Składkę zdrowotną obligatoryjnie odlicza się od należnego podatku podczas wyliczania zaliczki na podatek dochodowy za dany okres. Składki zdrowotnej nie ujmuje się w kosztach uzyskania przychodów.

 

W obu przypadkach składki ZUS rozlicza się dopiero, gdy faktycznie zostaną opłacone.

 

Przykład
Składki ZUS za marzec przedsiębiorca zapłacił 7 kwietnia.
Składki społeczne przedsiębiorca:

  • może zaliczyć do kosztów w kwietniu,
  • może odliczyć od dochodu wyliczając zaliczkę za kwiecień (czyli w maju).

Składkę zdrowotną przedsiębiorca:

  • odlicza od należnego podatku wyliczając zaliczkę za kwiecień (w maju).

 

Składki ZUS pracowników finansowane przez pracodawcę w kosztach

Obowiązkiem pracodawcy jest opłacanie za pracowników składek na ubezpieczenie:

 

  • emerytalne – 9,76 % podstawy wymiaru,
  • rentowe – 6,5 % podstawy wymiaru,
  • wypadkowe – w pełnej wysokości.

 

Co więcej, jeżeli pracownicy zatrudnieni w ramach stosunku pracy nie ukończyli określonego wieku, pracodawca w całości opłaca za nich składkę na Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Zdrowotnych (FGŚP)

 

Składki na ubezpieczenia społeczne pracowników finansowane przez pracodawcę oraz składki na FP i FGŚP stanowią koszt uzyskania przychodów w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne. Aby było to możliwe wynagrodzenie powinno być:

 

  1. wypłacone w okresie, za które jest należne – wynikającym z przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, lub
  2. wypłacone w następnym okresie – nie później niż do 15. dnia kolejnego miesiąca.

 

Ważne!
Wynagrodzenie ze stosunku pracy stanowi koszt uzyskania przychodów w miesiącu, za który jest należne, pod warunkiem, że zostało wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.
Innymi słowy, jeżeli wynagrodzenie za marzec wypłacone będzie w marcu lub do 15. dnia kolejnego miesiąca – będzie stanowiło koszt marca.

 

Nie dotrzymanie terminów przez pracodawcę

W przypadku gdy pracodawca nie zapłaci składek ZUS za pracowników (w części, którą ma obowiązek opłacać) w ustawowo obowiązującym terminie, wówczas może je rozliczyć dopiero w momencie, w którym faktycznie zostaną opłacone.

 

PrzykładPracodawca wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za lipiec 30 lipca. Składki ZUS opłacił 18 sierpnia, czyli przekroczył obowiązujący termin.
Pracodawca koszty wynagrodzenia zalicza do kosztów lipca, natomiast wartości składek ZUS pracownika płaconych przez siebie zalicza do kosztów sierpnia.

 

Składki ZUS finansowane przez pracowników w kosztach

Z wynagrodzenia wypłacanego pracowników potrącane są składki na ubezpieczenie:

 

  • emerytalne – 9,76 % podstawy wymiaru,
  • rentowe – 1,5 % podstawy wymiaru,
  • chorobowe – w pełnej wysokości.

 

Ze względu na to, że składki ZUS są obliczane i potrącane przez pracodawcę – płatnika składek, pracownicy nie mają obowiązku samodzielnego wpłacania ich na konto zakładu ubezpieczeń społecznych.

 

Co do zasady, dla pracodawcy wynagrodzenia ze stosunku pracy są kosztem uzyskania przychodów w pełnej wysokości, tj. łącznie ze składkami na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w części finansowanej przez pracownika. W rezultacie składki ZUS potrącane z kieszeni pracowników są zaliczane jako koszt uzyskania przychodów razem z wypłacanym wynagrodzeniem – zgodnie z datą ujęcia w kosztach wynagrodzeń.

 

Co, gdy pracodawca nie wypłaci wynagrodzenia w terminie? Niezależnie od tego zastosowanie nadal ma powyższa zasada, czyli składki ZUS finansowane przez pracowników są kosztem uzyskania przychodów w momencie zaksięgowania wynagrodzenia w kosztach.

 

Ważne!
Analizując przepisy podatkowe można wnioskować, że kosztami uzyskania przychodów pracodawcy są wynagrodzenia (brutto), o ile zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji pracowników.
Składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika są elementem wynagrodzenia (tzw. brutto), tym samym uznaje się je jako koszt uzyskania przychodów zgodnie z tą samą datą co wynagrodzenie i nawet wtedy, gdy nie zostały odprowadzone na konto ZUS.

Zobacz też:

Posiłki regeneracyjne

ile dni urlopu przysługuje

okres próbny

Składki ZUS zleceniobiorców w kosztach

Powyższe reguły rozliczania składek ZUS nie mają zastosowania dla rozliczania składek ZUS zleceniobiorców.

 

Składki ZUS zleceniobiorców w części finansowanej przez zleceniodawcę są kosztem podatkowym w dacie ich zapłaty do ZUS. Natomiast składki z tego tytułu w części finansowanej przez zleceniobiorcę są kosztem uzyskania przychodów w dacie wypłaty lub postawienia do dyspozycji zleceniobiorcy należności z tytułu  zawartej umowy zlecenia.

Poznaj obowiązki związane z zatrudnieniem pracowników, zleceniobiorców i wykonawców!