Faktura końcowa jest dokumentem kończącym daną transakcję. Wystawia się ją w sytuacji, gdy uprzednio zostały wystawione faktury zaliczkowe, czyli pobierane były zaliczki na poczet sprzedaży czy też wykonania usługi Faktura końcowa wskazuje kwotę pozostałą do zapłaty oraz kwoty już uregulowane na podstawie wystawionych faktur zaliczkowych - jest związana z ostatnią płatnością za dany towar/usługę. Jeżeli jednak faktury zaliczkowe opiewają na pełną wartość zamówienia, wówczas nie ma już konieczności wystawiania faktury końcowej. Najogólniej podsumowując, fakturę końcową wystawia się w przypadku, gdy pozostała jeszcze do rozliczenia jakaś część ceny za towar czy usługę, nieuwzględniona w wystawionych wcześniej fakturach zaliczkowych.

Jakie elementy powinna zawierać faktura końcowa?

Faktura końcowa powinna zawierać wszystkie elementy przewidziane dla standardowej faktury:
  • datę wystawienia,
  • kolejny numer, który jednoznacznie ją identyfikuje,
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy i numery NIP,
  • datę dokonania/zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
  • nazwę (rodzaj) sprzedawanego towaru/wykonywanej usługi,
  • miarę i ilość sprzedanych towarów/zakres wykonanych usług,
  • cenę jednostkową netto towaru/usługi,
  • wartość netto towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż,
  • stawki podatku,
  • sumę wartości netto towarów/usług objętych fakturą, z podziałem na stawki podatku i sprzedaż zwolnioną
  • kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
  • kwotę należności ogółem.
Ponadto na fakturze końcowej powinno znaleźć się wyszczególnienie wszystkich wystawionych faktur zaliczkowych związanych z daną transakcją. Zobacz też:
płaca netto

Sposób rozliczania faktur końcowych

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT, do przychodów nie zalicza się pobranych zaliczek na poczet przyszłych dostaw towarów i wykonania usług. Oznacza to, że pobrane zaliczki i wystawione na tę okoliczność faktury zaliczkowe (o ile nie opiewają na 100% wartości całego zamówienia) nie stanowią przychodu po stronie sprzedawcy, ani kosztu po stronie nabywcy i nie są ujmowane w KPiR. Należy je jednak zaewidencjonować w rejestrach VAT, ponieważ otrzymanie zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego na gruncie podatku od towarów i usług, a stronie wpłacającej daje prawo do odliczenia podatku naliczonego. Faktura końcowa jest więc dokumentem pozwalającym na rozliczenie transakcji pod względem podatku dochodowego, zatem należy ją ujmować w KPiR w pełnej wysokości. Jeśli jednak faktura ta została wystawiona jedynie dla celów porządkowych - jako podsumowanie transakcji i uporządkowanie dokumentacji, a wcześniej wystawione faktury zaliczkowe rozliczały całą wartość transakcji i zostały ujęte w KPiR, to faktury końcowej w takim wypadku nie ujmuje się już w książce przychodów i rozchodów. W kwestii rozliczenia VAT, jak wspomniano wcześniej to faktura zaliczkowa zobowiązuje sprzedawcę do rozliczenia tego podatku, natomiast nabywcy daje prawo do jego odliczenia. Podobnie w przypadku faktury końcowej. Obowiązek/prawo rozliczenia z tytułu podatku VAT, ale w części nierozliczonej fakturami zaliczkowymi, podlega rozliczeniu na podstawie faktury końcowej. Zainteresował Cię temat artykułu? Przeczytaj o fakturze zaliczkowej i końcowej w walucie!