Przedsiębiorca, który wysyła w podróż służbową swoich pracowników ma prawo zaliczyć w koszty prowadzonej działalności wydatki z tym związane (oczywiście, jeżeli posiada właściwe dokumenty potwierdzające). Więcej wątpliwości budzi kwestia odliczenia VAT od faktur dokumentujących zdarzenia mające miejsce w trakcie takiej podróży (np. usług hotelowych czy cateringowych). Od usług hotelowych nie odliczysz VAT W odniesieniu do usług hotelarskich, brak prawa do odliczenia VAT wynika z przepisów zawartych w ustawie o VAT. Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawodawca nie pozwala na odliczenie podatku naliczonego od usług hotelowych i gastronomicznych. Co to oznacza dla przedsiębiorcy? Otóż w sytuacji, gdy otrzyma on fakturę potwierdzającą świadczenie takich usług na rzecz jego pracowników, wówczas ma on prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu zakup tych usług w kwocie brutto. Usługi cateringowe to nie usługi gastronomiczne Jeżeli na rzecz pracowników przebywających w podróży służbowej świadczone są usługi cateringowe, wówczas przedsiębiorca od zakupu tego typu usług ma prawo odliczyć podatek naliczony. Może się to wydawać sprzeczne z przytoczonym art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, w którym to wyłączeniu z prawa do odliczenia VAT podlegają, poza usługami hotelowymi, również usługi gastronomiczne. Jednak zgodnie z obowiązującymi interpretacjami, usług cateringowych nie uważa się za usługi gastronomiczne w rozumieniu tego przepisu, w związku z czym dopuszcza się możliwość odliczenia podatku naliczonego przy nabywaniu tego typu usług. Oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodu wydatki takie należy zaliczyć w kwocie netto. Takie stanowisko zostało potwierdzone w interpretacjach organów podatkowych. W jednej z nich Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (sygn. IPPP1/443-1110/12-2/EK) wskazał, iż: W klasyfikacji tej ustawodawca w dziale 56 ("Usługi związane z wyżywieniem") sklasyfikował pod symbolem:  
  • PKWiU 56.1 "Usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych",
  • PKWiU 56.2 "Usługi przygotowania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering) i pozostałe usługi gastronomiczne", przy czym, pod symbolem PKWiU 56.21 sklasyfikowano "Usługi przygotowania i dostarczenia żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering), natomiast pod symbolem PKWiU 56.29 "Pozostałe usługi gastronomiczne".
  Powyższa klasyfikacja wskazuje, iż usługi cateringowe stanowią odrębne usługi od usług gastronomicznych. W przepisie art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy, wyłączającym prawo do odliczenia podatku naliczonego, zostały wymienione jedynie usługi gastronomiczne. Tym samym z uwagi na odmienny charakter tych usług, nie można uznać, iż do usług cateringowych znajdzie zastosowanie ograniczenie w odliczeniu podatku naliczonego wynikające z art. 88 ustawy. Warunkiem jednak skorzystania z tego prawa jest, aby nabyte usługi były wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przykład Przedsiębiorca, zajmujący się świadczeniem usług budowlanych wysłał swoich pracowników w podróż służbową. W związku z tym otrzymał fakturę dokumentującą zakup usług hotelowych w kwietniu na kwotę 10 800 zł (w tym VAT 800 zł) oraz fakturę za usługi cateringowe wykonane w kwietniu na kwotę 6 480 zł (w tym VAT 480 zł). W tej sytuacji przedsiębiorca:  
  • nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie usług hotelowych, zatem na podstawie otrzymanej faktury może do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć kwotę 10 800 zł,
  • ma prawo do odliczenia podatku naliczonego przy zakupie usług cateringowych w kwocie 480 zł, w związku z czym na podstawie faktury dokonuje odliczenia oraz do kosztów uzyskania przychodu zalicza kwotę 6 000 zł.