Zdecydowana większość poniesionych kosztów zaliczana jest do kosztów podatkowych na podstawie faktury. Jednak ustawa zawiera również wykaz przypadków, kiedy to wydatek w celu zaliczenia go do kosztów musi być dodatkowo opłacony. Przy czym o momencie zaliczenia wydatku do kosztów decyduje moment dokonania zapłaty. Poniżej wyjaśniamy kiedy potwierdzenie zapłaty jest konieczne.
Koszty uzyskania przychodu - definicja
Kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu. Przy czym należy pamiętać, że do kosztów podatkowych nie zalicza się wydatków wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Potwierdzenie zapłaty z odsetki od zobowiązań
Zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych odsetki od zobowiązań mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych dopiero po ich opłaceniu.
Należy jednak mieć na względzie, że nie wszystkie rodzaje odsetek mogą być zaliczane do kosztów firmowych. Bowiem można jedynie do nich zaliczyć:
- odsetki od pożyczek i kredytów zaciągniętych na potrzeby prowadzonej działalności,
- odsetki za zwłokę z tytułu nieuregulowania zobowiązań z kontrahentami,
- część odsetkową raty leasingu finansowego.
Potwierdzenie zapłaty a wynagrodzenia pracowników w kosztach
Wynagrodzenie zazwyczaj wypłacane jest do 10. dnia następnego miesiąca za przepracowany miesiąc. Jeśli zaś rozliczenia wynagrodzeń dokonywane są według innych terminów niż miesięczne rozliczenia to konieczne jest regulowanie terminów wypłaty poprzez wewnętrzne zapisy firmy.
Zasady wypłaty wynagrodzeń mają znaczący wpływ na termin rozliczania ich w kosztach podatkowych. Bowiem należy mieć na względzie, że do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wyłącznie wynagrodzenia, które faktycznie zostały wypłacone. W związku z tym wynagrodzenia są kolejnym przykładem wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów firmy bez potwierdzenia zapłaty.
Potwierdzenie zapłaty a składki ZUS
Przedsiębiorca zobowiązany jest do opłacania składek ZUS. Wyróżniamy składki obowiązkowe:
- ubezpieczenie społeczne , w tym: emerytalne, rentowe, wypadkowe;
- ubezpieczenie zdrowotne.
Natomiast dobrowolny charakter mają składki na ubezpieczenie chorobowe.
W sytuacji, gdy wynagrodzenie zostało wypłacone w terminie to składki ZUS, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych w tym samym miesiącu pod warunkiem, że zostały opłacone terminowo.
W sytuacji, gdy wynagrodzenia wypłacane są w następnym miesiącu (zgodnie z wewnętrznymi zapisami firmy) to składki ZUS zaliczane są do kosztów firmy w miesiącu wypłaty wynagrodzenia, pod warunkiem, że zostały opłacone nie później niż do 15. dnia miesiąca, w którym wynagrodzenie zostało wypłacone.
Potwierdzenie zapłaty a Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych muszą tworzyć przedsiębiorcy, którzy na dzień 1 stycznia zatrudniają co najmniej 20 pracowników ( w przeliczeniu na pełne etaty). Jeśli przedsiębiorca zobowiązany jest do tworzenia odpisów na ZFŚS to mogą one zostać zaliczone do kosztów podatkowych dopiero po wpłaceniu środków pieniężnych na właściwy rachunek bankowy.
