Faktura jest jednym z podstawowych dokumentów księgowych, potwierdzających dokonaną transakcję między dwoma podmiotami - sprzedawcą i nabywcą. Wystawiane i przekazywane faktury muszą być jednak zgodne z wytycznymi określonymi w ustawie o VAT. Zwykle w procesie wystawiania faktur pomocną rolę odgrywa program do fakturowania, który jest intuicyjny i działa zgodnie z przepisami. Podpowiemy Ci więc na co powinieneś zwrócić uwagę, aby wybrać najlepszy program do fakturowania!

Program do fakturowania - jaki powinien być?

Wybierając program do fakturowania musisz pamiętać o tym, że będziesz z niego korzystać niemal codziennie, dlatego też powinien on być prosty i intuicyjny w obsłudze, aby już na starcie nie narazić Cię na popełnienie błędu. Mając na uwadze wciąż zmieniające się przepisy powinieneś być pewny, że twój program nad nimi nadąży, a Ty sam będziesz mógł spać spokojnie.

Każdy wzięty przez ciebie pod uwagę program do fakturowania online powinien działać zarówno zgodnie z przepisami podatkowymi, jak i pod kątem RODO zapewniając Ci ochronę danych osobowych. Jednak te najlepsze programy nie tylko są zgodne z przepisami, ale pozwalają dodatkowo na tworzenie baz towarów i usług, weryfikację i pobieranie danych kontrahenta oraz na prowadzenie ewidencji podatkowych.

Postaw na wygodę poprzez automatycznie tworzenie katalogów produktów

W przypadku gdy zajmujesz się sprzedażą rozmaitych towarów i usług to możliwość tworzenia w systemie ich katalogów jest absolutną koniecznością. Katalogi towarów i usług są bardzo wygodną funkcją przy wystawianiu faktury, dzięki temu nie będziesz musiał za każdym razem, podczas wystawiania faktur, wprowadzać ich danych tj. nazwy, ceny, stawki VAT itd. Dodatkową zaletą tej funkcjonalności jest to, że będziesz mógł także kontrolować stan bieżący produktów, a co za tym idzie szybko zweryfikować których brakuje i sporządzić na nie zamówienie. Taka automatyzacja pozwala na zachowanie ciągłości sprzedaży w firmie, a to jest bardzo ważne prawda?

Dane kontrahentów - dostępne na wyciągnięcie ręki

Dobry program do fakturowania zapewnia także możliwość gromadzenia danych kontrahentów, do których będziesz miał swobodny dostęp. Jednak przed zarządzaniem bazą kontrahentów, należy pamiętać że trzeba jeszcze ich dodać, co także nie powinno sprawiać problemów. Dlatego też wybierając program do fakturowania zwróć uwagę czy posiada on możliwość pobierania danych kontrahentów np. z bazy GUS jedynie za pomocą numeru NIP, dzięki temu unikniesz pomyłki przy ich ręcznym przepisywaniu, a w przyszłości wybierzesz ich jedynie z listy katalogu kontrahentów, co znacznie przyspieszy proces wystawiania faktur.

Warto też zwrócić uwagę na to czy program, który cię interesuje prowadzi historię transakcji z kontrahentem, co pozwoli Ci na szybką weryfikację ich rzetelności.

Weryfikowanie kontrahentów, czyli co chcemy o nich wiedzieć przed zawarciem transakcji

Przed zawarciem transakcji z danym kontrahentem na pewno chcesz wiedzieć czy jest on rzetelny i zapłaci na czas. Najlepiej przekonać się o tym tuż przy wystawianiu faktury, w związku z tym sprawdź, czy Twój program posiada dostęp do krajowych baz dłużników i giełd długów. Zwłaszcza, jeżeli planujesz z nim duży kontrakt.

Twój program powinien pomagać Ci nie tylko przy transakcjach krajowych, ale i w zagranicznych. Istotne jest, aby posiadał on połączenie z bazą Ministerstwa Finansów i VIES, co ma kluczowe znaczenie dla zachowania bezpieczeństwa przy wystawianiu faktur i przeniesieniu obowiązku opłacania podatku przez nabywcę.

Dlaczego to aż tak ważne, skoro nie odnosi się do nas, lecz do nabywcy? Głównie z tego powodu, że jako sprzedawca jesteś zobowiązany upewnić się czy twój nabywca rzeczywiście naliczy podatek VAT, który na niego przeniosłeś, a jeżeli on tego nie dopilnuje to urząd skarbowy zgłosi się właśnie do Ciebie, abyś uregulował to zobowiązanie.

Automatyczne księgowanie faktur? To podstawa!

W profesjonalnym programie do fakturowania wystawiane przez Ciebie faktury zostaną automatycznie zaksięgowana do odpowiedniej ewidencji w odpowiedniej dacie, przez co nie będziesz narażony na przeoczenie, któregoś dokumentu lub złego rozpoznania obowiązku podatkowego.

Twój program do fakturowania powinien także zapewniać Ci możliwość wygenerowania JPK FA, abyś w razie wezwania przez urząd skarbowy mógł go przesłać jednym kliknięciem oraz pobranie JPK VAT dotyczącego części sprzedaży, dzięki czemu szybko przekażesz całą sprzedaż do biura rachunkowego.

Dodatkowe funkcje - jakie powinien posiadać Twój program na przykładzie wFirma.pl

Powyżej wymienione funkcje powinny zostać nam zapewnione jako podstawa profesjonalnego programu do fakturowania online. Jednak, aby w pełni uzyskać komfort pracy powinniśmy zwrócić uwagę, czy nie posiada on dodatkowych funkcjonalności ułatwiających nam codziennej pracy. Jednym z takich programów jak wFirma.pl, który już na starcie zapewnia Ci bezpieczeństwo i wygodę pracy jako podstawę, ale także posiada wiele dodatkowych funkcji jakie znacznie usprawnią procesy sprzedaży.

Każda wystawiona faktura w programie wFirma.pl jest fakturą elektroniczną, która przesłana do klienta za pośrednictwem e-mail posiada link do bezpośredniej płatności za nią. Ponad to jeżeli twoja sprzedaż jest powtarzalna to masz możliwość wygenerowania faktur automatycznych, które są wystawiane na ustalony przez Ciebie dzień miesiąca oraz od razu wysyłane do klienta. Dodatkowo program ten umożliwia Ci przejrzenie analiz dotyczących sprzedaży oraz przepływów pieniężnych. A w przypadku kontrahentów zalegających z płatnościami wyślesz im przypomnienia o zapłacie w formie e-mail lub za pośrednictwem SMS-a.

Dobry program do fakturowania online pomoże Ci więc na zarządzanie sprzedażą w jednym miejscu oraz zapewni Ci bezpieczeństwo pracy. To gwarantuje lepszą obsługę zleceń, ale przede wszystkim daje pewność, że nie zapomnimy o obowiązkach podatkowych.